Положение о обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения
  2. Перечень баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местонахождение базы персональных данных
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения
1.1. Определение терминов:

база персональных данных - именованное совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме карточек персональных данных;

ответственное лицо - определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, согласно закону;

владелец базы персональных данных - физическое или юридическое лицо, которому законом или согласием субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, утверждающее цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливающее состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не установлено законом;

Государственный реестр баз персональных данных - единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных - справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с согласия субъекта персональных данных. Социальные сети и интернет-ресурсы, на которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (за исключением случаев, когда субъектом персональных данных явно указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования), не считаются общедоступными источниками персональных данных;

согласие субъекта персональных данных - любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

анонимизация персональных данных - удаление информации, позволяющей идентифицировать личность;

обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, выполненных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в карточках персональных данных, связанных с сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), анонимизацией, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные - сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных - физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных, не является распорядителем базы персональных данных;

субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого согласно закону осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо - любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных - персональные данные о расовой или этнической принадлежности, политических, религиозных или философских убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или сексуальной жизни.

1.2. Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

 

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;
  • электронный документ, содержащий обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, права, определенные Законом Украины "О защите персональных данных", цель сбора данных и лицам, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовой или этнической принадлежности, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, относящихся к здоровью или сексуальной жизни (особые категории данных) запрещена.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 данного Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на их обработку, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьей лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязанность по обеспечению выполнения требований Закона Украины "О защите персональных данных" или неспособно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, представляет запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для физического лица - заявителя);
  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, подтверждающего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица - заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, касающееся которого делается запрос;
  • сведения о базе персональных данных, касающейся которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
  • перечень персональных данных, запрашиваемых;
  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает заявителю, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорок пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка оскаржения такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправления уведомления;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен согласно закону.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
  • дата отправления уведомления;
  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть оспорено в суде.

 

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних

7.1. Володільця бази персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом Володільця бази персональних даних.

Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

  • знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
  • розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;
  • забезпечити виконання співробітниками Володільця бази персональних даних вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;
  • розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
  • повідомляти Володільця бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
  • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.

7.4. В целях выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, включая приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии полученных документов, включая копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • участвовать в обсуждении выполнения своих обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, выдвигать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать пояснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в области защиты персональных данных и внутренних документов относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным и осуществляющие их обработку, обязаны не разглашать ни в какой форме персональные данные, которые им были доверены или стали известными в связи с выполнением их профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Это обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, за исключением случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным и осуществляющие их обработку, несут ответственность согласно законодательству Украины в случае нарушения ими требований Закона Украины "О защите персональных данных".

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для целей, для которых такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, установленного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, её назначении и наименовании, местонахождении и/или месте проживания (нахождения) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение по получению этой информации уполномоченным лицам, за исключением случаев, установленных законом;
  • получать информацию о условиях предоставления доступа к персональным данным, в том числе информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позднее чем через тридцать календарных дней с дня поступления запроса, за исключением случаев, предусмотренных законом, ответ о том, сохраняются ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые сохраняются;
  • предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять мотивированное требование относительно изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным скрытием, не предоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или оскорбляют честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться с вопросами защиты своих прав относительно персональных данных к органам государственной власти, органам местного самоуправления, полномочия которых включают осуществление защиты персональных данных;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право получить любую информацию о себе от любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • Фамилия, имя и отчество, место проживания (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
  • Другая информация, позволяющая идентифицировать личность субъекта персональных данных;
  • Сведения о базе персональных данных, к которой относится запрос, или сведения о владельце или контролере этой базы;
  • Перечень персональных данных, запрашиваемых.

9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает субъекту персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины "О защите персональных данных".